Code de conduite des fournisseurs de XNRGY
OBJECTIF : PRATIQUES COMMERCIALES ÉTHIQUES – UN ENGAGEMENT COMMUN
Chez XNRGY Climate Systems (XNRGY Holdings Inc., XNRGY Climate Systems (US) LLC, XNRGY Climate Systems ULC, ainsi que chacune de leurs filiales et sociétés affiliées respectives, ci-après dénommées collectivement« XNRGY »), l’intégrité, la responsabilité, l’innovation, le développement durable et le respect constituent les principes fondamentaux qui régissent notre façon de mener nos activités. Nous sommes convaincus que nos fournisseurs jouent un rôle essentiel pour nous aider à fournir des produits d’excellence tout en respectant les normes éthiques, environnementales et sociétales les plus strictes.
Le présent Code de conduite des fournisseurs définit les normes minimales auxquelles doivent se conformer tous les fournisseurs, prestataires, consultants, sous-traitants, distributeurs et prestataires de services (ci-après dénommés «Fournisseurs ») qui travaillent avec XNRGY. Le respect du présent Code de conduite est une condition préalable à toute collaboration avec XNRGY.
Les fournisseurs sont tenus de veiller à ce que ces principes soient diffusés à tous les niveaux de leur propre chaîne d'approvisionnement et d'exiger des normes tout aussi rigoureuses de la part de leurs employés, consultants, sous-traitants et fournisseurs.
- Éthique des affaires
Les fournisseurs doivent exercer leurs activités dans le respect des principes éthiques et conformément à l'ensemble des lois et réglementations applicables. Les fournisseurs doivent :
- Mener ses activités avec honnêteté, intégrité et transparence.
- Respecter l'ensemble des lois et réglementations applicables, qu'elles soient internationales, fédérales, régionales, provinciales ou locales.
- Tenir une comptabilité et des registres d'entreprise précis.
- Coopérer pleinement lors des contrôles de conformité ou des audits demandés par XNRGY.
Lutte contre la corruption et les pots-de-vin
XNRGY applique une politique de tolérance zéro en matière de pots-de-vin ou de corruption. Les fournisseurs ne doivent pas :
- Proposer ou accepter des pots-de-vin
- Proposer ou verser des pots-de-vin
- Effectuer des paiements de facilitation abusifs
- Offrir des cadeaux ou des divertissements excessifs
- Influencer les décisions commerciales par des moyens illicites
Les fournisseurs doivent se conformer à l'ensemble de la législation applicable en matière de lutte contre la corruption, y compris, sans s'y limiter, la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) et la loi canadienne sur la corruption d'agents publics étrangers (CFPOA).
Conflits d'intérêts
Les fournisseurs doivent éviter tout conflit d'intérêts et signaler sans délai tout conflit, réel ou apparent, impliquant des employés ou des représentants de XNRGY.
Concurrence loyale
Les fournisseurs doivent se livrer à une concurrence loyale et respecter la législation applicable en matière d'ententes et de concurrence.
La fixation des prix, la collusion lors d'appels d'offres, le partage du marché ou la divulgation d'informations confidentielles sur les concurrents sont strictement interdits.
- Droits de l'homme et pratiques en matière de travail
XNRGY défend les droits de l'homme reconnus au niveau international et attend de ses fournisseurs qu'ils respectent ces mêmes principes.
Travail des enfants
Les fournisseurs ne doivent pas employer de personnes n'ayant pas atteint l'âge minimum légal d'admission à l'emploi fixé par la législation applicable ou les normes de l'Organisation internationale du travail (OIT).
Travail forcé
Les fournisseurs ne doivent pas utiliser :
- Travail forcé
- Travail forcé
- Travail pénitentiaire
- Traite des êtres humains
- Travail sous contrat
- Le travail forcé
Les salariés sont libres de quitter leur emploi après avoir donné un préavis raisonnable et ne sont pas tenus de remettre leur passeport ou leurs documents d'identité comme condition d'embauche.
Non-discrimination
Les décisions en matière d'emploi doivent être fondées sur les qualifications, les performances et les compétences. Toute discrimination fondée sur la race, la couleur de peau, la religion, l'âge, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, le handicap, le statut d'ancien combattant, l'état civil ou toute autre caractéristique protégée par la loi est interdite.
Harcèlement
Les fournisseurs doivent veiller à ce que les lieux de travail soient exempts de :
- Harcèlement
- Violence
- Intimidation
- Abus
- Menaces
- Harcèlement sexuel
- Représailles
Indemnisation équitable
Les salariés doivent percevoir un salaire, une rémunération des heures supplémentaires et des avantages sociaux qui respectent ou dépassent toutes les exigences légales applicables.
Horaires de travail
Les horaires de travail doivent respecter l'ensemble de la législation du travail applicable. Les fournisseurs doivent favoriser un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi que des périodes de repos suffisantes.
Liberté d'association
Dans la mesure où la loi le permet, les salariés ont le droit de se syndiquer, de mener des négociations collectives et de communiquer librement avec la direction sans craindre de représailles.
- Santé et sécurité
Les fournisseurs doivent garantir un lieu de travail sûr et sain. Les programmes de santé et de sécurité doivent être conformes à l'ensemble des lois et réglementations applicables et inclure :
- Identification des dangers
- Prévention des blessures
- Préparation aux situations d'urgence
- Protection des machines
- Exigences en matière d'EPI
- Formation à la sécurité
- Signalement des incidents
- Mesures correctives
Si un logement est mis à la disposition des salariés, celui-ci doit être propre, sûr et conforme à la réglementation en vigueur.
- Responsabilité environnementale
XNRGY s'engage à réduire son impact environnemental tout au long de sa chaîne d'approvisionnement. Les fournisseurs doivent se conformer à l'ensemble des lois et réglementations environnementales et améliorer en permanence leurs performances environnementales. Les programmes environnementaux des fournisseurs doivent porter sur :
- Prévention de la pollution
- Économies d'énergie
- Préservation de l'eau
- Réduction des déchets
- Recyclage
- Gestion responsable des produits chimiques
- Émissions atmosphériques
- Traitement des eaux usées
- Réduction des émissions de gaz à effet de serre
Les fournisseurs sont encouragés à mettre en place des systèmes de gestion environnementale certifiés, tels que la norme ISO 14001.
- Conformité des produits
Les fournisseurs doivent s'assurer que les produits fournis à XNRGY sont conformes à l'ensemble des réglementations applicables ainsi qu'aux spécifications et/ou exigences de XNRGY. Cela inclut, sans s'y limiter :
- RoHS
- REACH
- TSCA
- Réglementation relative aux PFAS
- Proposition 65 de Californie
- Exigences relatives aux minerais provenant de zones de conflit
- Réglementation en matière d'emballage
- Exigences relatives au pays d'origine
- ASHRAE
Les fournisseurs doivent signaler sans délai à XNRGY tout problème de conformité des produits susceptible d'affecter les matériaux fournis.
- Matières premières
Les matières premières doivent être approvisionnées de manière responsable et éthique. Les fournisseurs doivent faire preuve de diligence raisonnable en matière d'approvisionnement concernant :
- Étain
- Tantale
- Tungstène
- Or
- Cobalt
- Cuivre
- Mica
- Autres minéraux classés à haut risque
Les fournisseurs doivent mettre en place des politiques visant à garantir que les matériaux ne servent pas à financer des conflits armés ou des violations des droits de l'homme, et doivent fournir les pièces justificatives requises sur simple demande.
- Attentes en matière de qualité
Les fournisseurs doivent mettre en place des systèmes de gestion de la qualité permettant de fabriquer de manière constante des produits conformes. Les fournisseurs sont tenus de :
- Maintenir des systèmes de qualité documentés
- Mettre en place des procédures de mesures correctives
- Réaliser une analyse des causes profondes
- Signalez immédiatement tout problème de qualité à XNRGY
- Prise en charge des processus PPAP, APQP, FMEA, des plans de contrôle, MSA et SPC, le cas échéant
- Assurer la traçabilité des produits
- Favoriser l'amélioration continue
La certification ISO 9001 (systèmes de gestion de la qualité) est requise le cas échéant. La certification IATF 16949 ou toute autre certification équivalente est recommandée lorsque cela s'avère approprié.
- Sécurité de la chaîne d'approvisionnement
Les fournisseurs doivent mettre en place des mesures de sécurité physiques et informatiques appropriées afin de protéger les produits et les informations de XNRGY. Le cas échéant, les fournisseurs sont encouragés à participer à des programmes de sécurité reconnus, notamment :
- C-TPAT
- AEO
- ISO 28000
Les fournisseurs doivent prendre des mesures de protection contre le vol, la contrefaçon de matériaux, les accès non autorisés et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
- Informations confidentielles et propriété intellectuelle
Les fournisseurs sont tenus de protéger les informations confidentielles appartenant à XNRGY et à ses clients.
Les informations confidentielles ne doivent être utilisées qu'à des fins professionnelles autorisées et doivent être protégées contre toute divulgation non autorisée. Les droits de propriété intellectuelle de XNRGY et des tiers doivent être respectés.
- Sécurité de l'information
Les fournisseurs doivent mettre en œuvre des mesures de cybersécurité raisonnables afin de protéger :
- Systèmes d'entreprise
- Propriété intellectuelle
- Données personnelles
- Données sur le produit
- Informations relatives à la fabrication
Tout incident de cybersécurité, présumé ou confirmé, affectant les données ou les informations confidentielles de XNRGY doit être signalé immédiatement.
- Amélioration continue
Les fournisseurs s'efforceront de s'améliorer en permanence :
- Qualité de tous les livrables
- Délais de livraison et méthodologie
- Compétitivité en termes de coûts
- Durabilité
- Innovation
- Excellence opérationnelle
- Développement des fournisseurs
XNRGY encourage la collaboration en matière d'analyse de la valeur / d'ingénierie de la valeur (VA/VE), de transparence des coûts et d'initiatives d'amélioration continue.
- Vérification de la conformité
XNRGY se réserve le droit de :
- Évaluer la conformité des fournisseurs
- Réaliser des audits
- Demander les pièces justificatives
- Exiger la mise en œuvre de mesures correctives
- Suivre la mise en œuvre
Le non-respect du présent Code peut entraîner :
- Demandes de mesures correctives
- Mise à l'épreuve d'une entreprise
- Suspension de l'acceptation de nouveaux contrats
- Retrait de la liste des fournisseurs agréés
- Résiliation des relations commerciales
- Signaler un problème
Les fournisseurs sont tenus de signaler sans délai toute violation avérée ou présumée du présent Code, tout comportement contraire à l'éthique, toute fraude, tout acte de corruption ou tout manquement à la législation. Les signalements peuvent être transmis de manière confidentielle, sans crainte de représailles, à l'adresse purchasing@xnrgy.com.
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